"L’assistante administrative indépendante me fait gagner du temps et de l’argent"

À la tête d’un domaine familial de 39 hectares dans la Vallée de la Loire (Monthou-sur-Cher, Loir-et-Cher), Philippe Boucher n’avait plus le temps de s’occuper à la fois de ses vignes, de la cave et de l’administratif : « J’étais seul pour gérer le domaine, témoigne-t-il, mon fils a rejoint l’équipe en 2007 et s’occupe depuis de la partie technique à la cave et aux vignes, mais il était trop jeune pour s’occuper des papiers. Sa compagne aide à la cave, fait des marchés et peut aider à la vigne. Ma fille nous a rejoints en 2014 et travaille à la cave, prépare les commandes et aide ponctuellement à la vigne. C’est ce que l’on appelle travailler en famille ! Mais j’arrivais à saturation par rapport au développement de l’entreprise ; je ne pouvais pas être partout. ».

De son côté, Nathalie Lejoux, après dix-huit ans de secrétariat était fraîchement installée comme auto-entrepreneuse. Elle a rapidement démarché les petites entreprises de la région. « Je cherchais à toucher les petites structures qui n’avaient pas les moyens d’avoir une secrétaire à temps plein, explique-t-elle. Une première expérience avec une viticultrice m’a permis d’apprendre les particularités liées à ce milieu, comme les documents douaniers nécessaires pour l’expédition du vin à l’étranger, puis à force de mailing, de bouche-à-oreille et avec l’appui du Syndicat de Touraine, j’ai enchaîné les expériences sur de nombreux domaines jusqu’à avoir aujourd’hui des clients récurrents. »

La partie administrative est devenue très pointue

C’est donc le cas de Philippe Boucher. « J’ai répondu à un mail de Nathalie et nous avons commencé à travailler ensemble il y a deux ans, poursuit-il. Elle vient deux à trois jours par semaine pour gérer tous les papiers. La partie administrative est devenue tellement pointue qu’il faut lui accorder toujours plus de temps, et comme ce n’est vraiment pas mon activité favorite, il fallait trouver une solution ! Nathalie est très efficace au niveau administratif, elle me permet de gagner à la fois du temps et de l’argent. Du temps car ce qu’elle fait, par définition, je n’ai plus à le faire ; et de l’argent car en gérant les dossiers quasi quotidiennement, elle est plus à même que moi de savoir si mes déclarations sont faites ou si les fournisseurs sont payés. »

Nathalie Lejoux adapte ses prestations administratives et commerciales en fonction des besoins des clients. « Je peux gérer beaucoup de choses différentes, comme les paiements fournisseurs pour éviter les pénalités de retard, les documents douaniers pour l’exportation de vin, les dossiers pour les subventions, les frais bancaires, les remises de chèques, les versements des salaires, les fiches de paye, etc., décrit-elle. Selon les clients je peux aussi faire de la saisie de comptabilité, du mailing, je sers d’appui aux commerciaux en préparant leurs déplacements, en m’occupant des notes de frais et de leurs commissions. »

Philippe Boucher ne voit que des avantages à passer par une assistante administrative et commerciale indépendante. « Je suis à nouveau disponible pour mes employés, la cave et pour les vignes, se réjouit-il. Comme Nathalie travaille chez d’autres viticulteurs, elle connaît bien le milieu et est bien connue des services de Douanes et de la MSA, ce qui facilite beaucoup le dialogue car elle sait directement à qui s’adresser. C’est un vrai atout. »

Plus question d’avoir une secrétaire salariée de l’entreprise pour le moment, tant Philippe Boucher est satisfait du fonctionnement actuel. « Certes, le taux horaire d’un indépendant est un peu plus élevé que celui d’un salarié, nuance-t-il. Mais nous avons fait le calcul avec Nathalie, et elle ne me coûte pas beaucoup plus cher qu’un employé classique ! Elle facture le nombre d’heures effectuées dans le mois. Je n’ai pas de démarches à faire. Pas de charges, pas de MSA, et même si je ne récupère pas la TVA de par son statut d’auto-entrepreneuse, au bout du compte, c’est quasiment pareil et tellement plus simple. »

Une grande adaptabilité du temps de travail

Un autre avantage de faire appel aux services d’un travailleur indépendant comme Nathalie Lejoux, est la gestion du temps de travail, comme nous l’explique Philippe Boucher : « si j’ai un besoin spécifique sur un mois où Nathalie doit faire dix heures supplémentaires, c’est elle qui gère son planning et, si elle le peut, elle s’organise pour les faire, et les facture. Tout est plus facile : pas de surprise au niveau de sa rémunération et il y a une grande adaptabilité du temps de travail ». Et Nathalie Lejoux de préciser : « Avec les outils informatiques actuels, il est même possible de prendre la main à distance sur un ordinateur. Il m’arrive souvent de dépanner tel ou tel client qui m’appelle en urgence car il n’arrive pas à faire un document douanier par exemple. Je prends la main sur son ordinateur, je crée les documents, je les lui envoie en PDF et il n’a plus qu’à imprimer ! »

Le cas du domaine des Éléphants est représentatif de nombreuses structures à la fois trop petites pour avoir un salarié dédié aux tâches administratives, et trop grandes pour que le propriétaire gère seul ce travail sans délaisser son métier de vigneron. Faire appel à une assistante administrative indépendante peut donc être une solution adaptée.