Déléguer ses tâches administratives à une société de conseil

Fondée en 1929 sur la commune de Saint-Jean-de-Serres, dans le Gard, la cave coopérative de Saint-Jean-de-Serres a, comme beaucoup d’autres, constaté l’augmentation constante de sa charge administrative. « Depuis quelques années, les demandes de traçabilité de la part de nos clients (à 92 % des négoces) se sont renforcées, et les audits de contrôle se sont multipliés », détaille Lionel Richard, gérant de la cave. Le coopérative ne comptant que trois salariés dont un à mi-temps, il fallait trouver une solution.

Quand le gérant de la cave a appris en 2021 que Marjorie Zuncheddu et sa sœur Chloé, montaient une société de conseil nommée MC Vitispro, il n’a pas hésité à faire appel à leurs services. « Marjorie avait suivi une licence en QHSSE (Qualité, hygiène, santé, sécurité, environnement) en alternance pendant deux ans dans notre structure, nous avions donc pleinement confiance », explique Lionel Richard. Des compétences complémentaires à celles de Chloé, qui détient un BTS en management d’unités commerciales.

Deux ans après, leur coopération continue. « Chloé et Marjorie Zuncheddu nous aident surtout sur notre dossier HACCP ⁽¹⁾ », témoigne Lionel Richard en soulevant un classeur volumineux. Une démarche qui a nécessité plus d’un mois de travail pour monter le dossier la première année, et qui demande une mise à jour annuelle pour tout changement de pratique entre les vendanges et la vente des bouteilles.

Traçabilité, normes et veille règlementaire

« Mais elles nous soutiennent aussi pour les normes de sécurité ou encore le traçage des produits », complète le gérant de la cave. Un ensemble de tâches administratives, auxquelles s’ajoutent notamment le suivi et l’accompagnement des labellisations, le suivi de la directive vendange, le renouvellement des formations, la préparation des trois à quatre audits annuels demandés par les clients de la cave ou d’autres organismes, ou encore une veille documentaire et réglementaire.

À titre d’exemple, Chloé et Marjorie Zuncheddu ont récemment alerté la cave au sujet de la nouvelle loi sur l’affichage des ingrédients et de la composition nutritionnelle sur les étiquettes des bouteilles, en transférant à Lionel Richard la circulaire en question. Comme la coopérative passe déjà par un prestataire pour la réalisation des étiquettes, leur service s’est arrêté là. « Mais si ça n’avait pas été le cas, nous aurions pu proposer un prestataire avec des devis intéressants », affirme Chloé Zuncheddu. En effet, membres du réseau Vinseo, qui compte près de cent entreprises, sociétés d’assurance et autres structures du milieu du vin, les deux sœurs bénéficient d’un carnet d’adresses bien étoffé.

Des visites régulières et un suivi au jour le jour

Et la liste des tâches déléguées est loin d’être figée. « Cette année, une partie de nos vins passeront en bio, ce qui demandera des tâches administratives supplémentaires à déléguer », indique Lionel Richard. MC Vitispro assurera notamment la vérification des cahiers de traçabilité des adhérents concernés, en contrôlant les produits phytosanitaires et autres intrants utilisés, au regard du cahier des charges de l’agriculture biologique. La société construira également les dossiers à envoyer à l’organisme de contrôle certificateur.

Côté organisation, la mécanique est bien rodée. MC Vitispro fixe tous les ans un rendez-vous avec la coopérative, afin de réaliser un audit de la totalité de la cave, qui dure environ une demi-journée. Cette opération est réalisée en tenant compte des dernières évolutions réglementaires. De cet audit annuel résulte un livret résumant les observations, ainsi qu’une liste de tâches restant à effectuer au sein de la cave pour être à jour. Mais leur coopération ne s’arrête pas là. Elle prend également la forme de visites régulières à la demande de la cave ou de MC Vitispro, et d’échanges par mail. « Il nous arrive de recevoir des demandes supplémentaires de la part de clients, rapporte Lionel Richard. Dans ce cas, nous transférons la réclamation à Chloé et Marjorie qui se chargent d’y répondre. » Pour chaque petite prestation, la cave contacte la société quelques jours à l’avance. Pour de gros dossiers cependant, plusieurs semaines peuvent être nécessaires.

Déléguer pour économiser du temps et de l’argent

Pour la cave coopérative de Saint-Jean-de-Serres, cette organisation est très bénéfique. Au niveau du gain de temps, la question ne se pose même pas : la structure n’embauchant que très peu de personnel, cet allègement du temps de travail est le bienvenu. D’autant plus que, outre la délégation de tâches ponctuelles, MC Vitispro assure un vrai suivi tout au long de l’année. « Ça nous décharge l’esprit ! » se réjouit Lionel Richard.

Du point de vue financier aussi, le constat est clair : « pour réaliser ce travail, les coopératives emploient souvent un salarié. Cela aurait été impossible pour nous ! », estime le gérant de la cave. D’après Chloé Zuncheddu il faut compter entre 25 et 50 euros par heure de travail, en fonction de la taille de la coopérative, mais également de la nature de la mission et de son niveau d’avancée avant la prise en charge.

Autre avantage inattendu, la délégation a apporté une confiance supplémentaire de la part des négoces partenaires. « Lors de notre dernier audit client, Marjorie et Chloé étaient présentes en appui, et cela a été très apprécié », relate Lionel Richard. Lorsqu’on lui demande s’il recommanderait les services de la société de conseil, le gérant de la cave coopérative n’hésite pas une seconde. « Bien sûr ! Ça fait gagner beaucoup de temps ! » résume-t-il.