Travailler efficacement avec le lean management

« Le rangement du bureau n’est plus ma bête noire ! »

Au Gaec de la Borde dans l’Allier. « Je suis désordonnée et j’ai un gros souci avec le rangement du bureau", confie d’emblée Élisabeth Grad, éleveuse dans l’Allier. Elle a récemment suivi une formation au lean management avec le groupe d’agricultrices DFAM de son département. "Je ne sais jamais par quoi commencer, j’entreprends différentes tâches administratives en même temps sans aller au bout… Pourtant, cela n’a pas toujours été le cas. À une époque, je suivais l’administratif de près et j’enregistrais moi-même la comptabilité. Mais l’exploitation s’est agrandie, nous avons eu un quatrième enfant et à partir de ce moment-là, je me suis sentie dépassée par les papiers. »

Face à ce constat désolant, l’objectif d’Élisabeth en participant à la formation lean était de parvenir à ranger son bureau. « Le groupe s’est déplacé chez moi, dans le bureau de l’exploitation, pour m’aider à analyser ma situation. Il est ressorti de cette visite que ce qui me pesait le plus, c’était le coin où s’entassaient les uns sur les autres les factures, relevés, quittances et autres courriers qui traînaient çà et là. » Suite aux échanges, l’éleveuse a décidé de cibler davantage son objectif initial (ranger la pièce du bureau) et de se focaliser dans un premier temps sur ce qui lui paraissait le plus compliqué, c’est-à-dire le classement des documents.

Mieux cibler l’objectif prioritaire a créé un déclic

« Cela peut paraître insignifiant mais le fait d’avoir réduit mon périmètre d’action a désarmorcé quelque chose, rapporte avec enthousiasme Élisabeth. Je m’en fais moins une montagne. La mission me paraît plus accessible et du coup, j’arrive à m’atteler plus facilement à la tâche. Chaque après-midi, je m’astreins à passer du temps au bureau. »

Le travail se fait par étape avec d’abord une phase de tri et d’archivage. « J’ai appris à jeter et à garder seulement ce qui est nécessaire ! Nous avons noté sur un tableau tout ce à quoi je dois penser. Ce sont des warnings quotidiens pour ne pas me laisser envahir ! J’effectue un rangement thématique une fois par semaine un pointage des factures tous les quinze jours. » Les factures ne traînent plus dans la cuisine et arrivent désormais directement au bureau. Trois bannettes de classement (factures à regarder, factures à payer, courriers urgents à traiter) remplacent l’étagère où les courriers s’entassaient pêle-mêle. « Ce n’est pas encore devenu un automatisme mais je me sens soulagée, la pression est retombée d’un cran. »

« Nous essayons d’être plus clairs dans nos consignes »

Depuis la formation, l’éleveuse a aussi accroché sur l’un des murs du bureau la liste des numéros utiles (téléphones, identifiants…). « Cela me fait gagner du temps au quotidien et mon mari sait dorénavant où les trouver sans mon aide. » Le passage des consignes au salarié est également plus précis « même pour des choses anodines. Pour le lavage du tracteur par exemple, mon mari a précisé ce qu’il entendait exactement par là : est-ce nettoyer l’extérieur, la cabine, les deux ? Même chose pour le pré à faucher. Pour plus de clarté, j’ai fourni au salarié un plan du parcellaire et mon mari a tracé le sens de fauche. Ce qui nous paraît évident ne l’est pas forcément pour quelqu’un d’autre. »