Faciliter la transmission des données sociales

La DSN a été créée par la loi de simplification du droit et l’allégement des démarches administratives du 22 mars 2012. Il s’agit d’un nouveau système de transmission, unique, mensuel et dématérialisé des données sociales des salariés. Concrètement, il faudra envoyer par internet, un seul fichier produit par le logiciel de paie, tous les mois au portail msa.fr. À charge pour ce dernier de transmettre les données vers les destinataires concernés. Ce que devait auparavant effectuer chaque employeur. Le fichier comprendra les données sociales nominatives des salariés (arrêt de travail, reprise du travail, maternité ou paternité, rupture de contrat) et remplacera certaines des déclarations effectuées aujourd’hui sur des supports différents. « Ce nouveau mode de déclaration va révolutionner les pratiques et il est conseillé de s’y préparer », indique Hélène Razafindranaly, du service employeurs du Syndicat général des vignerons de Champagne (SGV).

Un déploiement en deux phases

Le déploiement de cette nouvelle norme est prévu en deux phases pour le secteur agricole. L’adhésion à la DSN lors de la première phase, soit avant le 1er janvier 2016, est facultative mais permettra aux employeurs volontaires d’anticiper cette évolution tout en bénéficiant d’un accompagnement personnalisé par leur caisse MSA. Pour y adhérer, il suffit d’ailleurs de se rapprocher de sa caisse MSA. « L’employeur ne pourra pas effectuer toutes les démarches prévues par ce biais mais cela lui permettra un passage progressif à l’utilisation de ce nouvel outil », poursuit Hélène Razafindranaly.
Au cours de cette première phase, accessible dès à présent, l’adhésion à ce mode de déclaration permet de remplacer les déclarations de salaire pour le versement des indemnités journalières (maladie, maternité, paternité) ; l’attestation d’employeur destinée à Pôle emploi ; les déclarations de mouvements de main-d’œuvre et l’enquête sur les mouvements de main-d’œuvre ainsi que les déclarations de radiation du salarié adressées aux institutions de prévoyance et mutuelle.
Lors de la deuxième phase, à partir du 1er janvier 2016, tous les employeurs de main-d’œuvre devront obligatoirement utiliser cette déclaration sociale nominative. Celle-ci remplacera les quatre déclarations de la première phase et les déclarations de cotisations MSA (bordereaux de versement mensuel et déclarations trimestrielles de salaire).

La fin des fiches de paie papier ou Excel « maison »

Ce nouveau mode de déclaration impliquera d’être équipé d’un logiciel de paie ou de confier la réalisation des paies à un tiers déclarant. « La difficulté ne sera donc pas la même selon les pratiques actuelles des employeurs », souligne Hélène Razafindranaly. Pour ceux faisant déjà appel à un tiers pour la réalisation de leurs fiches de paie et déclarations sociales, les pratiques seront inchangées. Pour ceux qui utilisent déjà un logiciel de paie, l’adaptation à la norme DSN sera faite par l’éditeur de leur logiciel de paie. L’employeur devra s’habituer à une nouvelle déclaration. En revanche, pour les chefs d’entreprise qui font actuellement leurs fiches de paie et déclarations sociales de manière indépendante, sur des carnets de paie papier ou sur un formulaire Excel « maison », une adaptation sera nécessaire car le 1er janvier 2016 marquera la fin de ces pratiques.