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CHAMPAGNE : Comment se préparer au rush de fin d'année ?

Elixir par excellence qui trône sur les tables de fête, le Champagne est une boisson particulièrement appréciée en fin d’année. C’est alors une période d'ébullition dans les exploitations. Surtout pour celles présentes sur le marché français, car à l’export, les ventes sont davantage lissées sur l’année. Optimisation des tournées de livraison, mailing groupés, code couleur pour le suivi des commandes… sont autant d’outils permettant d’être plus efficace. Dès l’automne, les vignerons peuvent planifier leurs premières actions.

Nombre de produits vendus sur une année, en moyenne, pour les utilisateurs Baqio travaillant à plus de 85%  en France.

Nous sommes allés à la rencontre des utilisateurs du logiciel de gestion commerciale Baqio pour voir ce qu’ils planifient.
 

Mettre à jour son site internet

Côté client, le parcours d’achat doit se faire sans accroc. Après avoir vérifié que photos, fiches produits, prix et stocks sont à jour, il est idéal de créer une commande factice pour s’assurer de son bon déroulement.

Avec un logiciel relié à son site internet, toutes ces informations sont automatiquement reprises. Dès qu’une commande est passée, elle arrive dans le logiciel. Cela permet d’être plus réactif, et de ne pas perdre du temps ou faire des erreurs en la ressaisissant.

Faire des mailings groupés sur des critères spécifiques

Puisque cette période correspond à la plus forte consommation de Champagne, il est bon de stimuler la demande en sa faveur. Il existe plusieurs stratégies de ciblage, qui nécessitent de travailler sa base clients en amont (ou le faire en deux clics grâce à des logiciels):

• contacter ceux qui ont l’habitude de commander à cette période, avant qu’ils ne commandent ailleurs (ex : obtenir la liste des clients ayant commandé entre novembre et décembre dernier),
• contacter ceux qui au contraire n’ont pas acheté depuis un certain temps (ex : obtenir la liste des clients qui n’ont pas commandé depuis telle date),
• récompenser les clients les plus fidèles (ex : obtenir la liste des clients qui ont commandé le plus de Champagne dans l’année), leur proposer un système de parrainage,
• contacter les clients d’une zone géographique spécifique pour leur proposer une livraison à prix réduit dans le cas d’une tournée de livraison ou d’un salon par exemple.

Anticiper en proposant du “click & collect” lors des futurs déplacements

Certains domaines proposent à leurs clients de commander en ligne, puis de retirer les bouteilles pendant un salon par exemple. Côté domaine, la demande est anticipée. Côté client, les coûts de livraison sont moindre. De plus, rencontrer le client permet de créer une relation de confiance, plus durable.

Utiliser un logiciel en ligne en salon, pour économiser son temps au bureau

D’ici décembre, on recense, entre-autre, cinq salons des Vignerons Indépendants (dont Lyon, Lille et Paris) et dix salons Aux vignobles ! (ex salons “Vins et Gastronomie”). Oui mais voilà, une fois rentré au domaine, la saisie des commandes, des clients et des sorties de stock est énergivore.

Avec un logiciel en ligne, cela n’est plus un problème. Tout est créé en temps réel. “Avant je passais des soirées entières à refaire toutes les saisies des factures en revenant de salon. C’était vraiment très très long. Grâce au logiciel Baqio, qui est accessible en ligne d’où qu’on soit, chacun fait maintenant ses factures au fur et à mesure. Plus besoin de ressaisie, on gagne un temps fou !”, se réjouit François Aumonier, du domaine des Combes Cachées, depuis 2018.

Organiser des tournées de livraison

Livrer soi-même ses flacons permet de rencontrer les clients et de proposer un service plus humanisé, souvent moins cher. Cependant il faut choisir le meilleur chemin à emprunter, mettre les cartons dans le bon ordre dans le camion, imprimer toutes les étiquettes..

• Google permet d’optimiser sa tournée. Votre logiciel a peut-être intégré cette solution ? C’est le cas de Baqio. L’avantage, c’est que le logiciel connaît déjà toutes les adresses des clients concernés, il n’y a rien à ressaisir. Il suffit de cliquer sur un bouton.
• Des fonctionnalités permettent aussi d’imprimer en un clic tous les bons de livraison et la synthèse, ordonnée, pour bien préparer le camion. Un casse-tête en moins !

Avoir un logiciel optimisé pour gérer le rush

Vanessa de Champagne Beliard Lassaigne confie “C’est fou comment la façon dont est faite un logiciel permet d’aller très vite ou non : grâce à une bonne ergonomie, à des raccourcis, ça roule tout seul. Avec Baqio, en quelques clics, j’ai mon devis, ma facture. Je trouve tout au même endroit. Ça me permet d’être plus efficace”.

Qui dit grand nombre de commandes, dit grand nombre d’expéditions. Il faut générer les BL, les étiquettes, aller sur Prodouane pour les DSA.. Lorsque tout cela est intégré dans un même logiciel, c’est un vrai gain de temps pour ces tâches si récurrentes.

Par ailleurs, un logiciel spécialisé permet d’avoir une comptabilité matière toujours à jour et de faire facilement sa DRM, même en période de rush puisque tout est automatisé.

Suivre en un coup d'œil les commandes

Quand on a beaucoup de commandes, on peut vite s’y perdre et faire face à des couacs : retard d’envoi, oubli de relance pour paiement, etc. Pouvoir suivre très vite où en sont ses commandes, une idée est de passer par un code couleur.  

Tableau récapitulatif des commandes dans le logiciel Baqio

Quant aux domaines travaillant essentiellement à l’export, en novembre, le conteneur à destination des États-Unis est déjà en chemin. Mais ces ventes ont demandé plus de paperasse : DAE, certificats d’origine ou d’expédition auprès du Comité interprofessionnel du vin de Champagne (CIVC), bons de livraisons avec mentions spéciales… Que le pic d’activité ait lieu en fin d’année, ou qu’il soit lissé sur l’année, se faire accompagner par un logiciel de gestion commerciale permet de gagner en rapidité, en efficacité et de limiter les erreurs.

Baqio est un logiciel de gestion commerciale spécialisé vin et alcool. Baqio Bulles est sa variante, les spécificités champenoises en plus. A découvrir au VITeff cette semaine (du 10 au 13 octobre), hall SERVICE stand B42.

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