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Enregistrer avec des outils adaptés aux besoins

Les techniciens qui animent les réunions de sensibilisation et d´information sur l´enregistrement et la gestion administrative constatent souvent un manque de précision dans les enregistrements des éleveurs. Ils relèvent également une demande des éleveurs pour des outils appropriés à leurs conditions de travail.

Des constats des techniciens, vétérinaires et autres acteurs, il ressort qu´un support d´enregistrement doit :
- Etre portable et adapté aux conditions de travail, pour que l´éleveur puisse faire son enregistrement au plus près de l´événement ;
- Donner des repères sur les enregistrements obligatoires ;
- Permettre de ne noter qu´une seule fois l´information ;
- Permettre de noter toutes les informations obligatoires, et d´autres initialement non prévues ;
- Permettre le partage de l´information ;
- Permettre la valorisation et la pérennisation des enregistrements.
Voici quelques exemples d´outils non informatiques qui tentent de répondre aux besoins exprimés par les éleveurs.

Le carnet d´écolier ©DR

Le carnet d´écolier donne une grande liberté à l´éleveur, mais il nécessite un recopiage des informations dans les dossiers correspondant à l´événement. Très personnel, il ne peut guère servir au partage de l´information.
Top Notes, une opération pour susciter l´enregistrement
L´action Top Notes est le nom d´une opération de sensibilisation à l´enregistrement qui vise à faire connaître aux éleveurs les outils papiers d´enregistrement, avec une philosophie : « N´enregistrons pas parce que c´est obligatoire, mais parce que c´est utile. » Cette action a été initialisée par le GIE lait viande de Champagne-Ardenne. Les GDS, GTV, contrôles laitiers, et autres acteurs de la filière sont partenaires pour faire vivre cette initiative sur la région Champagne-Ardenne.
Top Notes consiste en une réunion d´information avec une présentation Power Point d´une heure. Les techniciens rappellent aux éleveurs les informations qui doivent être enregistrées. Ils leur présentent différents supports d´enregistrement : le Max, les fiches individuelles ou par lot, la fiche synthétique, la fiche Eurosanitaire qui fait ressortir les principales pathologies recensées sur l´exploitation, la grille Excel (grille des pathologies), et un outil informatique, Est Elevage.
Pour l´instant Top Notes ne traite que de l´enregistrement sanitaire. Mais les acteurs de cette opération souhaitent y intégrer les enregistrements agronomiques.
Dans le suivi de l´élevage, les techniciens demandent à voir les documents, les classeurs, et s´en servent, montrant ainsi l´utilité de présenter des enregistrements clairs et complets.

La fiche synthétique Top Notes. ©DR

Le Max, des enregistrements qui tiennent dans la poche
Le Max (Mémorandum de l´Activité de l´eXploitation) est un carnet muni de feuilles carbonées pour que l´éleveur n´ait à noter qu´une fois l´information. Il rappelle les éléments à renseigner pour un enregistrement complet et rapide.
Mis au point par l´Institut de l´élevage, le GIE élevage Aquitaine et Midi-Pyrénées et le groupe Optilait des contrôles laitiers du Sud-Ouest, le Max tient dans la poche, ce qui permet de marquer l´enregistrement au plus près de l´événement. Il est à spirale.

Chaque feuille est munie d´un papier carboné. Ainsi, une fois ses notes prises, l´éleveur peut détacher un des feuillets pour le classer directement dans un dossier par exemple. Les feuilles sont perforées de manière à pouvoir être ranger dans un classeur. Le classement des fiches est adaptable au fonctionnement de l´éleveur. Il peut être chronologique, ou se faire par animal et de façon chronologique, ou se faire par pathologie et de façon chronologique, etc.

Le Max aide l´éleveur à faire des enregistrements rapides et complets ©DR

Le deuxième feuillet peut rester dans le carnet, de manière à assurer la chrOenologie des événements. « C´est important pour les éleveurs, car ils ont une bonne mémoire de la chrOenologie des événements », explique Jean-Marc Gautier, de l´Institut de l´élevage.
Sur le recto des feuilles, la page est organisée avec des repères pour que l´enregistrement soit rapide. Par exemple, pour la notification d´une entrée, l´éleveur n´a qu´à cocher une case pour indiquer s´il s´agit d´une entrée. Des cases sont prévues pour renseigner la date, le nom de l´animal, etc. Pour indiquer quelle partie de la mamelle souffre de mammite, l´éleveur l´indique directement sur une représentation schématique de vache. Des cases sont également prévues pour renseigner le type de traitement réalisé, à quelle date, etc. L´organisation de la page laisse des espaces vierges pour que l´éleveur puisse noter ses observations ; une conception qui amène de la souplesse dans la prise de notes.
Sur le verso des feuilles se trouve un rappel des éléments à renseigner obligatoirement. pour ne rien oublier.
Un registre des traitements à l´abri de l´humidité
Les fiches du registre des traitements mises au point par le GIE lait viande de Bretagne et le GTV sont valorisables aussi bien par l´éleveur que par le vétérinaire. Elles sont protégées de l´humidité de la salle de traite par une pochette plastique. L´éleveur peut écrire directement sur le plastique. Cet outil reprend le tableau du registre des traitements de la Charte des bonnes pratiques d´élevage, en y intégrant, comme dans le Max, un schéma de bovin et des cases à entourer.
Comme pour le Max, chaque feuille est accompagnée d´une feuille carbonée. « Un des feuillets peut rester sur le siège de l´exploitation, et l´autre au bureau. Ou bien un des feuillets est récupéré par le vétérinaire qui peut s´en servir pour analyser les informations, faire un bilan. », indique Sylvie Paineau, du GIE lait viande de Bretagne.
Les feuilles font un format A4 et sont perforées pour être rangées directement dans le classeur de la Charte des bonnes pratiques.

Fiche du registre mis au point par le GIE Lait Viande de Bretagne ©DR

Exemple de remplissage de la fiche du registre des traitements mise au point par le GIE lait viande de Bretagne. L´éleveur écrit directement sur le plastique.