Facture électronique – « Editeur de logiciels, opérateur de dématérialisation et plateforme de dématérialisation partenaire, à chacun son rôle », selon Jean-Yves Allard de Grainbow

La Dépêche – Le petit meunier : Face à la réforme gouvernementale sur la facture électronique, qui devait devenir obligatoire au 1er juillet 2024 sous certaines conditions (report annoncé de son entrée en vigueur, dont la date sera précisée dans la loi des Finances pour 2024), quelle est la stratégie de Grainbow ?

Jean-Yves Allard : Grainbow est un éditeur de solutions informatiques pour les organismes stockeurs (coopératives et négoces agricoles), les industriels de l’agroalimentaire et courtiers depuis plus de vingt-cinq ans. Nous sommes spécialistes des métiers de la commercialisation des graines, des agrofournitures ou encore de l’équipement de magasins Lisa.

Privilégier une stratégie de partenariat.

Nos solutions permettent de générer des factures et aussi des factures pour compte des agriculteurs (auto-facturation). Nous ne souhaitons pas nous positionner en tant qu’opérateur de dématérialisation (OD) ou plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) mais rester éditeur spécialiste des métiers de nos clients. Nous souhaitons nous appuyer sur un réseau de partenaires (OD et PDP) pour permettre à nos clients d’adresser les factures créées par nos outils à l’administration fiscale. Cette stratégie de partenariat est déjà en place chez nous pour différents échanges (comptabilité, banque…).

LD LPM : Le gouvernement précise dans ses fiches explicatives que « si une entreprise n’a pas de logiciel, il n’est pas nécessaire d’investir dans un équipement » car elle pourra « saisir les données de la facture sur la plateforme de son choix pour générer la facture qui sera émise électroniquement et transmise à la plateforme de son client ». Ne craignez-vous pas un manque à gagner si vous restez simple éditeur de logiciel ?

J.-Y. A. : L’une des fonctionnalités majeures de notre ERP (Enterprise Resource Planning) est justement l’automatisation de la création des factures et décomptes en intégrant toutes les règles métiers spécifiques de notre filière. Nous sommes déjà familiers des échanges de données numériques via des partenaires, l’EDI (Echanges de données informatisés), la comptabilité, les flux de règlements avec les banques… Notre ERP est certifié NF 203 et NF 525 dans le cadre de la loi anti-fraude à la TVA, nos clients ayant des magasins Lisa sont particulièrement concernés par ces aspects réglementaires.

Automatiser la création de factures électroniques.

La réforme de la facturation électronique s’inscrit dans la continuité de cette double certification, l’enjeu est maintenant de faire en sorte que notre ERP propose des données de facturations dans les formats structurés attendus par l’administration fiscale aux différents partenaires de dématérialisation. Les volumes des factures et la complexité des cas de facturations liés à notre filière ne permettrons pas de s’appuyer sur des PDP pour générer les documents. Nous pensons au contraire que chaque partenaire, éditeurs d’ERP, OD ou PDP saura apporter une valeur ajoutée dans son domaine de compétence.

LD LPM : Quelle est votre offre de service concernant la facture électronique ? Quid des surcoûts pour l’entreprise ?

J.-Y. A. : Notre ERP est à la source des données de facturations nécessaires à l’administration fiscale, nous allons donc permettre à nos clients de continuer à générer des factures dans le cadre des exigences de la direction générale des finances publiques (DGFiP). Souhaitant privilégier les partenariats avec les OD et PDP, nous proposerons des connecteurs adaptés qui permettrons de transmettre les données de facturations aux formats souhaités par la DGFiP [à savoir le Cross Industry Invoice, l’Universal Business Language et la Facture-X, qui est un format mixte composé d’un fichier de données structuré en XML et d’un fichier PDF, NDLR]. Comme les volumes des factures et la complexité des cas de facturation liés à notre filière ne permettront pas à toutes les PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) de proposer un visuel adapté aux factures et décomptes provenant de notre ERP, nous proposerons donc a minima le format Facture-X qui intègre un visuel PDF des factures. Un enjeu important de cette réforme est aussi le cycle de vie des factures, il est nécessaire à notre ERP de collecter ces informations pour alimenter les chaînes de décisions des directions administratives et financières de nos clients.

Développer des services associés.

Généralement, nous accompagnons les offres de services complémentaires et adaptées par une revalorisation de la maintenance associée à l’ERP. Cette réforme implique la mise en place de connecteurs, la gestion de flux entrants et sortants de données de facturations. L’accompagnement de nos clients dans ces paramétrages sera nécessaire, en termes de maintenances mais aussi de formations.

LD LPM : Dans votre clientèle actuelle, les coopératives et les entreprises de négoce sont-elles équipées pour recevoir et/ou envoyer des factures électroniques ?

J.-Y. A. : L’essentiel de nos clients de l’ERP sont des coopératives et de négoces agricoles. Tous nos clients ne sont pas encore équipés pour recevoir ou envoyer des factures électroniques (au nouveau sens de la réforme). La principale difficulté étant qu’aujourd’hui les PDP ne sont pas tous connus. Néanmoins, les échanges de factures dans des formats numériques (PDF-XML ou EDI) sont déjà des pratiques courantes. Cette réforme permettra l’uniformisation des techniques d’échanges, la sécurisation et la centralisation des données.

Uniformiser les techniques d'échanges.

Notre rôle d’éditeur d’un ERP est de préparer en amont les possibilités d’échanges des données de facturation dans les critères imposés par l’administration fiscale.

Lexique

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore parfois appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un système d’information qui permet de gérer et suivre au quotidien, l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise.

-Il émane d’un éditeur unique (Genese Informatique édite l’ERP « Projection ») ;

-En cas d’impact d’un module, l’information est mise à jour en temps réel dans l’ensemble des autres modules associés ;

-C’est un système qui garantit la piste d’audit : il est facile de retrouver et d’analyser l’origine de chaque information ;

-Il peut couvrir l’ensemble du Système d’information (SI) de l’entreprise (sauf si l’entreprise ne choisit dans un premier temps d’implémenter que certains modules de l’ERP) ;

-Il garantit l’unicité des informations qu’il contient, puisqu’il n’a qu’une seule base de données au sens logique.

(source : Grainbow)

L’EDI (Echanges de données informatisés ou encore Electronic Data Interchange, en anglais) est un terme générique pour définir les échanges de données automatisées entre des opérateurs selon des standards internationaux définis pour tous les secteurs d’activités, y compris le secteur agricole et agro-alimentaire. Ces messages peuvent être le support pour le transfert d’informations logistiques, commerciales, financières, administratives, de traçabilité entre autres.

(source :  Agri Edi Europe)